Jakie są główne wyzwania w zamknięciu miesiąca? Czy co miesiąc Twój dział finansowy staje w obliczu tego samego scenariusza? Terminy gonią, dane z różnych systemów się nie zgadzają, a zespół pracuje pod presją, by przygotować raporty zarządcze na czas. Jest to problem, z którym mierzy się większość firm, niezależnie od wielkości.
Codzienna rzeczywistość w wielu działach finansowych to walka z chaosem. Zamiast analizować wyniki, kontrolerzy i księgowi tracą godziny na ręczne przeklejanie danych, szukanie błędów w formułach i wyjaśnianie rozbieżności między sprzedażą a magazynem. To sprawia, że Zarząd otrzymuje kluczowe informacje z opóźnieniem, kiedy na reakcję jest już często za późno.
„Opóźnienia w raportowaniu to nie tylko stres dla zespołu. To realny koszt utraconych szans biznesowych. Naszym celem jest sprawienie, aby finanse przestały być hamulcem, a stały się nawigacją dla firmy.”
Quick Wins: Uporządkuj proces, zanim zaczniesz automatyzować
Zanim przejdziemy do głębszej transformacji, proponujemy wdrożenie kilku szybkich zmian („Quick Wins”), które przynoszą natychmiastową ulgę:
- Sztywny harmonogram (Closing Calendar): Wprowadzenie precyzyjnego kalendarza z przypisanymi zadaniami dla każdej osoby w zespole. Wszystkie osoby zaangażowane w proces zamknięcia miesiąca muszą wiedzieć, że np. 3. dnia miesiąca do godziny 12:00 koszty muszą być zaksięgowane.
- Rezerwy oparte na szacunkach (Accruals): Przejście z księgowania „na podstawie faktury” na księgowanie „na podstawie wykonania usługi”. Pozwala to zamknąć wynik znacznie szybciej, bez czekania na spływ dokumentów od kontrahentów.
- Standaryzacja struktury danych (Master Data) i opisów: Chaos w definicjach to główna przyczyna rozbieżności w raportach. Upewnij się, że wszyscy używają tych samych kont księgowych, centrów kosztów (MPK) i wymiarów analitycznych. Równie kluczowe jest wymuszenie spójnego nazewnictwa już na etapie księgowania faktur. Dzięki temu analityk nie traci czasu na „śledztwo” i dopytywanie „co to za koszt”, co drastycznie przyspiesza późniejszą analizę danych.
Długoterminowa Transformacja Finansów: 3 Filary Zmiany
Transformacja to nie jest pojedyncza zmiana, lecz długofalowy, strukturalny plan, który ma uczynić funkcję finansów nowoczesną, szybką i strategiczną. Nasze projekty, realizowane przez ekspertów z korporacyjnym doświadczeniem, skupiają się na trzech filarach, dostępnych nawet bez drogich systemów ERP:
- Projektowanie docelowego modelu operacyjnego (TOM): Opracowujemy nową, zoptymalizowaną architekturę procesu zamknięcia miesiąca. W tym kroku kluczowy jest czynnik ludzki i przepływ informacji. Definiujemy precyzyjnie nie tylko terminy, ale przede wszystkim role: KTO, CO i KIEDY wykonuje. Eliminujemy wąskie gardła informacyjne, identyfikując zadania, które mogą być realizowane na bieżąco (np. uzgodnienia bankowe, fakturowanie). Celem jest przeniesienie większości pracy na okres sprzed lub po zamknięciu miesiąca. Dzięki temu „gorący okres” po zakończeniu miesiąca jest znacznie mniej obciążający dla zespołu, a ryzyko błędów wynikających z pośpiechu spada do minimum.
- Standaryzacja, Wzorcowanie i Dobre Dane to Klucz: U małych i średnich przedsiębiorstw kluczem do przyspieszenia procesu nie jest drogi system, lecz porządek. Uczymy, jak stworzyć wzorcowe, spójne szablony w Excelu dla zbierania i przetwarzania danych. Jeśli dane są zbierane w standaryzowany sposób, automatyzacja jest znacznie prostsza. Wdrażamy obowiązki i matryce odpowiedzialności, które eliminują silosy informacyjne i zapewniają integrację międzyobszarową. Dobrze zaprojektowany arkusz kalkulacyjny w połączeniu z Power Query potrafi skrócić czas zamknięcia miesiąca równie skutecznie, jak drogie moduły ERP.
- Inteligentna Automatyzacja z wykorzystaniem dostępnych narzędzi: Nie potrzebujesz wdrożenia za setki tysięcy złotych. Automatyzację uzyskujemy, wykorzystując narzędzia, które już masz, takie jak Excel czy Power BI:
- Automatyzacja z Power Query: Zamiast ręcznie kopiować dane z „obrotówki” do Excela co miesiąc, tworzymy zapytania w Power Query. Narzędzie to automatycznie pobiera dane z systemu, czyści je, mapuje konta do odpowiednich linii rachunku wyników i łączy z danymi budżetowymi. Efekt? Proces, który zajmował 4 godziny, trwa 10 sekund (czas odświeżenia danych).
- VBA (Visual Basic for Applications): Do tworzenia prostych makr, które automatyzują powtarzalne raporty, sprawdzanie spójności czy uzgadnianie kont.
- Power BI: Do wizualizacji danych. Zamiast ręcznie formatować raporty zarządcze, dane trafiają do interaktywnego dashboardu, który odświeża się automatycznie.
Dzięki tym narzędziom, jesteśmy w stanie znacząco skrócić proces zamknięcia miesiąca, a koszt wdrożenia jest wielokrotnie niższy niż w przypadku systemów ERP.
Dlaczego warto? Korzyści biznesowe
Inwestycja w uporządkowanie finansów zwraca się wielokrotnie. Po wdrożeniu zmian zyskujesz:
- Wiarygodne dane decyzyjne: Koniec z „wróżeniem z fusów”. Decyzje o inwestycjach czy cięciu kosztów podejmujesz na podstawie twardych danych.
- Efektywność kosztową: Mniej nadgodzin, mniej błędów i brak konieczności zatrudniania armii asystentów do „klepania faktur”.
- Bezpieczeństwo: Zautomatyzowane procesy są mniej podatne na błędy ludzkie, co jest kluczowe przy rosnącej skali biznesu.
DBA Finanse – Eksperci, nie teoretycy
W DBA Finanse nie wdrażamy gotowych szablonów. Jesteśmy zespołem praktyków. Nasi eksperci zdobywali doświadczenie operacyjne w wymagających środowiskach biznesowych.
Rozumiemy, że MŚP nie mają budżetów wielkich korporacji, ale mają te same potrzeby: chcą rzetelnych danych, szybko i bez błędów. Dlatego wykorzystujemy potencjał narzędzi takich jak Excel, Power Query czy Power BI, by dostarczyć Ci wysokiej klasy rozwiązania w rozsądnym budżecie
Opis usług znajdziesz w sekcji: Transformacja finansów
Mateusz Gajtkowski, Partner
Transformacja Finansów
gajtkowski.mateusz@dbafinanse.pl