W relacjach na linii audytor-klient regularnie powraca to samo pytanie, zadawane zazwyczaj z lekką nutą rezygnacji: „Pracujemy ze sobą od lat, doskonale znacie nasze procesy, więc po co nam te wszystkie dodatkowe potwierdzenia i dziesiątki dokumentów?”. Mówiąc wprost – biegli rewidenci nie są od oceniania intencji czy zapewnień zarządu. Operują na faktach. W świecie finansów zaufanie to świetny fundament, ale jedyną twardą walutą są dowody badania, a kluczem do sukcesu jest właściwe przygotowanie do audytu finansowego.
Jako DBA Finanse wiemy jednak, że tradycyjny model audytu – ten kojarzony z tonami papieru i zmęczeniem zespołu – odchodzi do lamusa. Kluczem do spokoju w finansach jest Smooth Audit. To podejście oparte na zapobieganiu, a nie leczeniu. Chodzi o to, by minimalizować ryzyka zniekształcenia sprawozdania finansowego w sposób inteligentny, nie paraliżując przy tym pracy działu finansowego. Aby to osiągnąć, trzeba po prostu pójść z duchem czasu i zmienić narzędzia.
Cztery filary, które zmieniają zasady gry
Wszystko zaczyna się od strategicznego planowania. Najwięcej stresu generuje niepewność i „wrzutki” na ostatnią chwilę. Dlatego klucz do płynnego procesu leży w komunikacji z dużym wyprzedzeniem. Zanim audytor w ogóle pojawi się w firmie, przekazuje kompletną listę potrzebnych dokumentów, czyli tzw. PBC (Prepared by Client). Dzięki temu zespół finansowy może rozłożyć pracę w czasie i przygotować dane wtedy, kiedy jest to dla niego najwygodniejsze. Brak niespodzianek to absolutna podstawa dobrych relacji.
Kolejnym krokiem jest porzucenie „szukania igły w stogu siana” na rzecz cyfrowego rentgena. Kiedyś audyt polegał na próbkowaniu – wybierało się 30 faktur z tysiąca i liczyło, że statystyka nas nie zawiedzie. Dziś to już przeżytek. Dzięki Data Analytics zamiast prosić o skany dziesiątek dokumentów, analizowane są pełne zbiory danych bezpośrednio z JPK lub systemów ERP. Efektem jest prześwietlenie 100% transakcji. Jeśli w dziesięciu tysiącach księgowań pojawi się choć jedna anomalia, algorytm ją wyłapie. To daje pewność, której nie zapewni żadne losowanie faktur z segregatora.
Trzeci filar to dowody, które „robią się same”. Nowoczesny audyt powinien być jak najmniej inwazyjny. Wykorzystywane są narzędzia do automatycznego potwierdzania sald czy weryfikacji wyciągów bankowych online. Dzięki temu księgowość nie musi spędzać tygodni na wyciąganiu dokumentów z archiwum. Twarde dowody otrzymywane są w czasie rzeczywistym, co pozwala działowi finansowemu skupić się na jego bieżącej, merytorycznej pracy.
Ostatnim elementem układanki jest nowa rola audytora, który z kontrolera staje się analitykiem. Dzięki technologii dowody przestają być tylko „podkładką” pod opinię. Analiza pełnej populacji transakcji pozwala na pokazanie klientowi czegoś więcej: gdzie procesy się dublują, gdzie powstają wąskie gardła w płatnościach i czy marże zachowują się logicznie w skali roku. W ten sposób audyt dostarcza realnej wiedzy o biznesie, a nie tylko potwierdzenia cyfr w tabeli.
Nowoczesny audyt nie polega na tym, by sprawdzać więcej, ale by sprawdzać mądrzej. Dzięki technologii audytorzy są rzetelni, a jednocześnie znacznie mniej uciążliwi jako partnerzy w biznesie.
Porządki przed badaniem
Z naszego doświadczenia w DBA Finanse, pracując po jednej i po drugiej stronie (jako audytujący i jako audytowany) wynika, że najwięcej czasu traci się na wyjaśnianie „co autor miał na myśli”.
Prawidłowe przygotowanie do audytu finansowego w ramach strategii smooth audit można podzielić na 3 etapy:
- automatyzacja,
- weryfikacja pre-audit,
- zgodność standardów,
Aby przez nie przejść i aby uniknąć zbędnych pytań i podejrzeń w trakcie badania, warto uporządkować zatem sześć kluczowych obszarów.
1. Polityka Rachunkowości
Pierwszym z nich jest Polityka Rachunkowości. To nie może być martwy dokument zbierający kurz. Jeśli model biznesowy firmy się zmienia, polityka musi za nim nadążać.
2. Fast Close
Kolejna kwestia to higiena zamknięcia (Fast Close). Audyt to tak naprawdę test sprawności procesów miesięcznych. Nie kumulujcie weryfikacji rezerw na koniec roku – automatyzacja pozwala wyłapać błędy na bieżąco.
3. Transparentna konsolidacja
Trzecim punktem jest transparentność w konsolidacji. Pakiety przesyłane w ostatniej chwili to niemal gwarancja błędów. Optymalizacja procesów przed scaleniem danych to fundament wiarygodności.
4. Uzasadnienie dla szacunków
Równie ważne jest uzasadnienie dla szacunków. Audytor nie bada tylko suchych liczb, ale logikę, która za nimi stoi. Przygotowanie merytorycznych Memorandów Księgowych, które pokażą przyjęte założenia, a nie tylko wynik końcowy to duży krok w stronę efektywności całego procesu.
5. Blueprint
Warto też zadbać o dokumentację procesów (Blueprint). Dobrze zaprojektowana „ścieżka audytu” prowadzi biegłego przez firmę jak po sznurku, bez konieczności ciągłego angażowania zespołu w wyjaśnienia.
6. Rzetelna inwentaryzacja
Ostatnim, absolutnym fundamentem, jest rzetelna inwentaryzacja. Prawidłowy nadzór nad spisem z natury eliminuje ryzyko opinii z zastrzeżeniem, co dla każdej firmy powinno być priorytetem.
Czego unikać? Najczęstsze sygnały ostrzegawcze
Istnieją błędy, które dla każdego audytora są sygnałem, że w firmie dzieje się coś niedobrego. Do najczęstszych „Red Flags” należy brak spójności, czyli np. mieszanie zapisów według różnych standardów sprawozdawczych bez jasnego mapowania.
Kolejnym problemem jest „Excelowy chaos” – nadmiar pracy manualnej i formuły, w których nikt już nie potrafi się odnaleźć.
Uważać trzeba również na wąskie gardła, czyli brak podziału zadań, co skutkuje weryfikacją danych w pośpiechu.
Ostatnim sygnałem ostrzegawczym jest niedostosowanie narzędzi. Systemy, które nie wspierają nowoczesnych modeli danych, po prostu utrudniają rzetelne raportowanie.
Smooth Audit to nie tylko modne hasło, to nowa filozofia współpracy. W DBA Finanse stawiamy na technologię i partnerstwo, bo wiemy, że sukces badania zależy od tego, jak bardzo audytor potrafi nie przeszkadzać w prowadzeniu biznesu, dzięki dobrze przygotowanym danym wejściowym.
Podsumowując, nowoczesne badanie sprawozdania finansowego ma być procesem wspierającym, a nie ciężarem, a profesjonalne przygotowanie do audytu finansowego to absolutna podstawa. Dzięki doświadczeniu w audycie jesteśmy w stanie pomóc w przygotowaniu ksiąg do badania, aby proces audytu przebiegł sprawnie – zaadresujemy sygnały ostrzegawcze i przejdziemy przez kluczowe obszary wymagające uporządkowania.
Zapraszamy do rozmowy o tym, jak możemy sprawić, by najbliższy audyt w Państwa firmie był po prostu… smooth. Księgowość, Sprawozdania Finansowe i Konsolidacja – DBA Finanse
Daria Gajtkowska, Partner
mail: gajtkowska.daria@dbafinanse.pl